ସଂପଦ ଏବଂ ରେକର୍ଡର ଉପଲବ୍ଧତା କେବଳ ସ୍ୱୀକୃତିପ୍ରାପ୍ତ ବ୍ୟକ୍ତିଙ୍କ ମଧ୍ୟରେ ସୀମିତ ରହିବା ଉଚିତ ଏବଂ ସେଗୁଡ଼ିକର ସଂରକ୍ଷଣ ଏବଂ ଉପଯୋଗ ପାଇଁ ଉତ୍ତରଦାୟୀ ରହିବା ଉଚିତ।
ସ୍ୱାର୍ଥ ଥିବା ଯେକୌଣସି ଏବଂ ସମସ୍ତ ବ୍ୟକ୍ତିଙ୍କ ପାଖରେ ସମ୍ବଳ ଏବଂ ରେକର୍ଡ଼ ରହିବା ଉଚିତ।