ସଂପଦ ଏବଂ ରେକର୍ଡର ଉପଲବ୍ଧତା କେବଳ ସ୍ୱୀକୃତିପ୍ରାପ୍ତ ବ୍ୟକ୍ତିଙ୍କ ମଧ୍ୟରେ ସୀମିତ ରହିବା ଉଚିତ ଏବଂ ସେଗୁଡ଼ିକର ସଂରକ୍ଷଣ ଏବଂ ଉପଯୋଗ ପାଇଁ ଉତ୍ତରଦାୟୀ ରହିବା ଉଚିତ।
କେବଳ ଅଳ୍ପ କେତେକ ଲୋକଙ୍କ ନିକଟରେ ସୀମିତ ରହିଲେ, ରେକର୍ଡ ଏବଂ ସମ୍ବଳର ସଂରକ୍ଷଣରେ ଉତ୍ତରଦାୟିତ୍ୱ ଲାଗୁ କରିବା ସହଜ ହେବ।