ସଂପଦ ଏବଂ ରେକର୍ଡର ଉପଲବ୍ଧତା କେବଳ ସ୍ୱୀକୃତିପ୍ରାପ୍ତ ବ୍ୟକ୍ତିଙ୍କ ମଧ୍ୟରେ ସୀମିତ ରହିବା ଉଚିତ ଏବଂ ସେଗୁଡ଼ିକର ସଂରକ୍ଷଣ ଏବଂ ଉପଯୋଗ ପାଇଁ ଉତ୍ତରଦାୟୀ ରହିବା ଉଚିତ।
କେବଳ ସ୍ୱୀକୃତିପ୍ରାପ୍ତ ବ୍ୟକ୍ତି ରେକର୍ଡ ଏବଂ ସମ୍ବଳକୁ ଆକ୍ସସ୍ କରିପାରିବେ।