ଏହାପରେ ଅଧିକାରୀଙ୍କୁ ଉତ୍ତର ଦେବା ପାଇଁ 20 ଦିନ ସମୟ ଦିଆଯିବ ଏବଂ ରେକର୍ଡକୁ ଅଟକାଇ ରଖିବା ଏବଂ ରେକର୍ଡକୁ କାହିଁକି ଅଟକାଇ ରଖାଯାଉଛି ତାହା ବର୍ଣ୍ଣନା କରିବା ଆବଶ୍ୟକ।
ଅଫିସରଙ୍କ ପ୍ରତିକ୍ରିୟାରେ ବିତରିତ ରେକର୍ଡର ବର୍ଣ୍ଣନା କିମ୍ବା ରେକର୍ଡକୁ କାହିଁକି ବିତରିତ କରାଯାଉଛି ତାହାର କାରଣ ଅନ୍ତର୍ଭୁକ୍ତ କରିବାର ଆବଶ୍ୟକତା ନାହିଁ।