ଜି. ଏ. ଓ. ସାଧାରଣତଃ ଇଲେକ୍ଟ୍ରୋନିକ୍ ରୂପରେ କାର୍ଯ୍ୟରେ ଜଡ଼ିତ ସଂସ୍ଥାଗୁଡ଼ିକୁ ଲିଖିତ ବିଜ୍ଞପ୍ତି ପ୍ରଦାନ କରିବ ଯାହା ଫାଇଲକୁ ପରିବର୍ତ୍ତନରୁ ରକ୍ଷା କରିବ।
ଏହି କାର୍ଯ୍ୟରେ ସମ୍ପୃକ୍ତ ଏଜେନ୍ସିଗୁଡ଼ିକ ପ୍ରଶାସକଙ୍କ ପାଖରେ ପହଞ୍ଚିବା ପାଇଁ ଅନୁରୋଧ କରିପାରିବେ, ଯାହାଦ୍ୱାରା ସେମାନେ ସ୍ୱତନ୍ତ୍ର ପରିସ୍ଥିତିରେ ଫାଇଲକୁ ଦୂରରୁ ବଦଳାଇ ପାରିବେ।