सभी आवश्यक डेटा तत्वों वाले एक टी और ए रिकॉर्ड (1) मैन्युअल रूप से पूरा किया गया हार्ड कॉपी दस्तावेज, (2) इलेक्ट्रॉनिक रूप से बनाए रखा गया एक स्वचालित फ़ाइल, या (3) स्वचालित और मैनुअल रिकॉर्ड का एक संयोजन हो सकता है।
डेटा को फॉर्मेट करने का एक ही तरीका है।