प्रशासनिक अनुमोदन सामान्यतया इस सत्यापन पर आधारित होता है कि आदेशित मदों को वास्तव में प्राप्त किया गया था और सरकार के विनिर्देशों को पूरा किया गया था, और इस प्रकार भुगतान के लिए एक विक्रेता के अनुरोध (बीजक) को विधिमान्य किया जाता है।
इनवॉयस को तभी मंजूरी दी जा सकती है जब आइटम प्राप्त हो जाए।