వనరులు, రికార్డులకు ప్రాప్యత గుర్తింపు పొందిన వ్యక్తులకు మాత్రమే పరిమితం చేయాలి, వారి సంరక్షణ, ఉపయోగం కోసం జవాబుదారీతనం కేటాయించి నిర్వహించాలి.
కొద్ది మందికి మాత్రమే ప్రవేశం పరిమితం చేయడం ద్వారా రికార్డులు, వనరుల సంరక్షణకు సంబంధించిన జవాబుదారీతనాన్ని అమలు చేయడం సులభం అవుతుంది