అప్పుడు అధికారి స్పందించడానికి 20 రోజులు గడువు ఉంటుంది మరియు రికార్డును నిలిపివేయడం మరియు రికార్డును ఎందుకు నిలిపివేస్తున్నారో వివరించడానికి ప్రతిస్పందన అవసరం.
20 రోజుల గడువు ఈ ప్రక్రియను సులభతరం చేస్తుంది మరియు రికార్డును నిలిపివేయడానికి కారణాలను అర్థం చేసుకుంటుంది.