അതിനുശേഷം ഉദ്യോഗസ്ഥന് പ്രതികരിക്കാൻ 20 ദിവസത്തെ സമയമുണ്ട്, റെക്കോർഡ് തടഞ്ഞുവെക്കുന്നതിനെയും റെക്കോർഡ് തടഞ്ഞുവെക്കുന്നതിന്റെ കാരണത്തെയും വിവരിക്കാൻ പ്രതികരണം ആവശ്യമാണ്.
ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെ പ്രതികരണത്തിൽ തടഞ്ഞുവെച്ച രേഖയുടെ വിവരണമോ റെക്കോർഡ് തടഞ്ഞുവെക്കുന്നതിന്റെ കാരണമോ ഉൾപ്പെടുത്തേണ്ടതില്ല.