ഓർഡർ ചെയ്ത ഇനങ്ങൾ യഥാർത്ഥത്തിൽ ലഭിക്കുകയും സർക്കാരിന്റെ സവിശേഷതകൾ നിറവേറ്റുകയും ചെയ്തു എന്ന പരിശോധനയെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയാണ് ഭരണപരമായ അംഗീകാരം സാധാരണയായി ലഭിക്കുന്നത്, അങ്ങനെ പണമടയ്ക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു വിതരണക്കാരന്റെ അഭ്യർത്ഥന (ഇൻവോയിസ്) സാധൂകരിക്കുന്നു.
വസ്തുക്കൾ ലഭിക്കുമ്പോൾ മാത്രമേ ഇൻവോയ്സ് അംഗീകരിക്കാൻ കഴിയൂ.