അതിനുശേഷം ഉദ്യോഗസ്ഥന് പ്രതികരിക്കാൻ 20 ദിവസത്തെ സമയമുണ്ട്, റെക്കോർഡ് തടഞ്ഞുവെക്കുന്നതിനെയും റെക്കോർഡ് തടഞ്ഞുവെക്കുന്നതിന്റെ കാരണത്തെയും വിവരിക്കാൻ പ്രതികരണം ആവശ്യമാണ്.
റെക്കോർഡ് തടഞ്ഞുവെക്കുന്നതിനെ കുറിച്ചുള്ള വിവരണവും ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെ മറുപടിയിൽ ഉണ്ടായിരിക്കണം.