ഇതിന് രണ്ട് കീ ഉണ്ടായിരിക്കണം (1) അക്കൌണ്ടിംഗ് അല്ലെങ്കിൽ മാനേജ്മെന്റ് ഇൻഫർമേഷൻ സിസ്റ്റം വഴി ഇത് വ്യവസ്ഥാപിതമായി അല്ലെങ്കിൽ ഇടയ്ക്കിടെ പിടിച്ചെടുക്കണം, 2) റിപ്പോർട്ടുചെയ്ത നടപടികളും പ്രോഗ്രാമിന്റെ ഉദ്ദേശ്യവും തമ്മിൽ യുക്തിപരമായ ബന്ധം ഉണ്ടായിരിക്കണം.
മാനേജ്മെന്റ് ഇൻഫർമേഷൻ സിസ്റ്റം വഴി ഇത് വ്യവസ്ഥാപിതമായോ കാലാകാലങ്ങളിലോ പിടിച്ചെടുക്കാനാവില്ല.