تنطوي معالجة الفواتير على معالجة الفواتير الواردة منذ وصولها إلى تسديدها توجد عد أنواع واختلافات للفواتير صن بشكل عام إلى نوعين الفواتير المرتبطة بطلب شركة داخلي أو طلب شراء الفواتير الم ستندة إلى طلب شراء الفواتير غير المرتبطة بطلب الفواتير غير الم ستندة إلى طلب شراء لدى عظم المؤسسات تعليمات واضحة تتعلق بالطريقة التي يجب أن عالج بها الفواتير الواردة من الشائع وجود طريقة تعامل لمعالجة الفواتير الم ستندة إلى طلب الشراء وطريقة أخرى للتعامل مع الفواتير غير الم ستندة إلى طلب شراء لدى بعض الشركات متطلبات خاص تعتمد على نوع المعاملة أو قيمتها بالدولار عموما عالج كلا نوعي الفواتير في قسم الحسابات الم ستحق للدفع عرف العملي التي يتم التحق فيها من فاتورة المور ودفعها بدورة الشراء والتسديد العملية النموذجية تبدأ العملي عادة عند استلام فاتورة المور يمكن إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني أو البريد العادي أو الفاكس أو نظام تبادل البيانات الإلكتروني حالما تصل الفاتورة يجب على موظف الحسابات الم ستحق للدفع أن يتأكد أن الم ستند فاتورة بالفعل ثم صن الموظ الفواتير وي رتبها في فئات ختلفة مثال حسب البائع أو نوع الم عاملة أو القسم يكون تعريف فئات الفواتير عادة خاص بكل شركة على حدة بمجر أن صن الفاتورة عاد إرسالها إلى عالج الحسابات الم ستحق المسؤول عن الفاتورة الم حد دة عادة يكون هو الشخص نفسه الذي تلق الط لب عند وجود طلب شراء نش أثناء عملية الشراء يجب أن طابق الفاتورة مع طلب الشراء للتأكد أن المبلغ المدفوع بشكل صحيح في الفاتورة ساعد ذلك في الحماية ضد الاحتيال والم عاملات غير الم صر بها إذا وصلت الس لع وكان المبلغ صحيحا يجب على الش خص المسؤول أن يوافق على الفاتورة من خلال التوقيع عليها إذا تجاوز مبلغ الفاتورة مبلغا عي نا حد من قبل المؤس سة قد يتعي على مدير هذا الش خص أن يوافق على الفاتورة أيضا بمجر الموافقة على الفاتورة والتأك من عدم وجود فروق دخل الفاتورة إلى النظام الم حاسبي ومن هناك يمكن إنشاء إيصال وإنهاء التسديد قد تتجاوز معالجة الفاتورة يدويا خطوة أحيانا قبل أن رسل بشكل نهائي العملية الآلية مك نت التكنولوجيا منذ فترة طويلة أتمتة معالجة الفاتورة من الوصول إلى الإرسال يعني ذلك أنه عند وصول الفاتورة سيحتاج موظ الحسابات الم ستحقة فقط إلى إجراء مسح ضوئي للفاتورة لتدخل في برنامج الأتمتة حو برنامج الأتمتة بعدها صورة الفاتورة الممسوحة ضوئيا إلى ستند يمكن البحث فيه عن نص يمكن أيضا تعريف الحقول المختلفة للفاتورة داخل البرنامج كي يعرف ما الحقول التي يجب أن يأخذها وي سجلها داخل أنظمة تخطيط موارد المؤسسة على سبيل المثال مبلغ الش راء والكمي واسم المور ورمز المور وهكذا فوائد خط سير المعالجة الآلية قد تتضم تقليل الأخطاء البشرية ووجود التقارير عند الطلب وثبات البيانات ربط معظم برامج الأتمتة اليوم مع أنظمة تخطيط موارد مؤسسة تنظيمية شتركة مثل أنظمة ساب ومايكروسوفت وأوراكل في العملي الآلية بمجر استخراج البيانات أو أخذها من الفاتورة رسل إلى النظام لمطابقتها مع طلب الش راء تقارن عملية الم طابقة هذه بيانات الفاتورة مع البيانات الظ اهرة على طلب الش راء أو يمكن توسيعها لتتضم مستوى أعمق لما يبدو في الم ستندات الم ستلمة يمكن تنظيم خطوات سير العمل بحيث يتلق الش خص المسؤول تنبيها عبر البريد الإلكتروني ليتمك أو تتمك من الموافقة على الفاتورة إذا كان هناك أشخاص آخرين ضمن خط سير الموافقة رسل تنبيهات لهم أيضا عبر البريد الإلكتروني بصورة آلية مخط السير النموذجي مكو من عملية بأربع خطوات تبدأ من استيراد الصو عبر المسح الضوئي أو الإيميل تحديد البائع ووحدة العمل الم رتبطة بالفاتورة استخراج البيانات تصدير البيانات والصور الم ستخرجة برامج الأتمتة أتمتة الحسابات الم ستحق للدفع هي طريقة تعتمد على التكنولوجيا في معالجة الفاتورة وفقا لمجل دوكيومنت إيميجينغ ريبورت العدد رقم يوجد نحو تطبيق لمعالجة الفواتير حول العالم تمك أنظمة التعليم أو طرق تحصيل البيانات الذكية المستخدم النهائي من استخراج المحتويات من الفواتير بدون تعليم النظام على تصميم الفاتورة بعض الم حر كات الذكية قادرة على فرز العلامات بسرعة وتحديد موقع حقول البيانات مثل رقم الفاتورة ورقم طلب الشراء بالإضافة إلى معلومات السطر واستخراج المحتويات المطلوبة من حقول البيانات هذه لا تتطل الحلول الذكية ترميز قوالب نماذج التصميم بدلا من ذلك يتعل النظام من خلال مراجعة عدد صغير نسبيا من عي نات الفواتير يساعد ذلك النظام على توسيع النطاق إلى عدد أكبر من الفواتير وتصاميم مستندات متنوعة دون مطالبة شغ بشري بتحديد قالب لكل منها أو إنشاء مكتبة شاملة للكلمات المفتاحية وتنظيمها بشكل واضح برزت برامج أتمتة معالجة الفواتير ووصفتها إحدى الشركات الاستشارية بالابتكار الم زعز إذ سب هذا الابتكار التكنولوجي الجديد طلبا على مجموعة كاملة من المنتجات البرمجية التي لم تكن موجودة سابقا نتج عن برامج معالجة الفواتير توفير هائل في العمالة إلى الحد الذي بدأت فيه العديد من الشركات باعتبارها جزءا أساسيا من تقنياتها مثل برامج عالجة النصوص تتضم الفوائد الأخرى لأتمتة الحسابات الم ستحق للدفع تقليص دورة الشراء للشركة بنسبة في المئة تقليص أخطاء تسديد الفواتير المتكررة وإدخال الفواتير القدرة على وضع رموز جي إل للفواتير بدون التواصل المباشر مع منص الشركة المحاسبية إدارة عملية معالجة الفواتير الشاملة تبدأ الطريقة النموذجية لعمليات إدارة الفواتير منذ وصول فاتورة مور ما وفقا لمخطط العملية يجب تحديد الفاتورة وتصنيفها وحفظها ومطابقتها مع طلب شراء بواسطة الشخص المسؤول عن الطلب نقل الفاتورة بعد هذه الخطوات إلى القسم المالي وي دفع المبلغ شكلة هذه العملية هي الافتقار إلى إدارة شاملة للتكاليف والتي يجب أن تتضمن تحقيق النقاط التالية وضبطها هل كان الشخص الذي طلب الماد مؤهلا لتقديم الطلب هل تم الموافقة على طلب الشراء من قبل شخص مسؤول هل يمكن ربط طلب الشراء أو الفاتورة مع مور موجود بالتالي يجب أن تتضم عمليات إدارة الفواتير الشاملة التحق من النقاط المذكورة أعلاه من أجل ضمان عدم تمك المور دين المزيفين من إصدار فاتورة وأخذ الأموال حدث ذلك مع عمالقة التكنولوجيا والخطر حقيقي ولا يجب تجاه مراجع تصنيف حسابات مستحقه الدفع تصنيف نظم المحاسبة