Сформувавши власний бухгалтерський відділ, керівники підприємств дуже часто розчаровуються в якості ведення бухгалтерії. Можливі найрізноманітніші проблеми: від неефективності процесів до шахрайства зі сторони працівників. Неякісне ведення бухгалтерського обліку – ризик для підприємства, який напряму пов’язаний з накладанням штрафів під час податкових перевірок та фінансовими втратами.
Якщо Ви зіштовхнулися з подібними проблемами, розгляньте альтернативний варіант – передачу бухгалтерії на аутсорсинг.
Бухгалтерський відділ чи аутсорс-бухгалтерія? Ще близько десятиліття тому, власники підприємств мали мінімум способів для ведення бухгалтерського обліку:
- Самостійне виконання бухгалтерських повноважень;
- Найм бухгалтера на половину ставки;
- Створення повноцінного бухгалтерського відділу з одного або декількох працівників.
Конкурентне середовище створила аутсорсингова бухгалтерія. Поява хмарних сховищ та віддалених платформ, які дозволяють вести бухгалтерські справи підприємства, фізично не перебуваючи в офісі компанії – чудова можливість для власників бізнесу.
Порівняймо аутсорсингову бухгалтерію та класичний бухгалтерський відділ в компанії, адже кожен варіант має свої переваги та недоліки.
Почнімо з бухгалтерського відділу. Створення власної бухгалтерії тягне за собою масу додаткових завдань, які необхідно вирішувати власникові компанії. До того ж, утримання штатного персоналу потребує значних видатків: як для виплати заробітної плати, так і для накладних витрат. Ще одним недоліком бухгалтерського відділу є плинність кадрів.
Приховані витрати, у випадку з власною бухгалтерію, виникають у разі:
- бухгалтерських помилок;
- необхідності додаткового навчання для працівників;
- ризику шахрайства.
Компанії з власним бухгалтерським відділом, зазвичай, не мають резервних співробітників, які могли б замінити працівника у випадку відпустки, хвороби або звільнення. Саме тому, робота бухгалтерії може припинитися у будь-який (не завжди вдалий) момент.
Впорядкувати роботу та суттєво зменшити ризики допоможе бухгалтерський аутсорсинг. Оптимізовані процеси, прозорість грошового потоку, ефективні прогнози для ухвалення бізнес-рішень – усі ці переваги отримують власники підприємств, які віддали бухгалтерію на аутсорсинг.
У якому випадку варто обрати аутсорсинг?
Існує перелік ознак, які вказують на те, що час доручити бухгалтерію аутсорсинговій компанії:
- Ви, як директор, витрачаєте занадто багато часу на бухгалтерські питання, й через це затримується досягнення основних цілей підприємства;
- Присутній неефективний розподіл обов’язків в офісі;
- Відсутній запасний план на випадок втрати штатного бухгалтера з тих чи інших причин;
- Фінансові звіти Вашого підприємства відповідають податковим вимогам та чинному законодавству, проте не несуть позитивного впливу на управління бізнесом;
- Бізнес розширюється, а прозорість грошового потоку залишає місце для сумнівів.
Співпраця з аутсорсинговими бухгалтерськими компаніями передбачає повне або часткове передання функцій бухгалтерії у будь-який момент існування підприємства. Вона допоможе налагодити і систематизувати бізнес-процеси роботи бухгалтерії, а також посприяє фінансовому розвитку Вашої компанії в майбутньому.
Найкращий період для передання бухгалтерії на аутсорсинг
Оптимальний час для передання бухгалтерії на аутсорсинг – тоді, коли Ви помітили застій у бухгалтерських справах власної компанії, неефективне ведення обліку.
Обирайте аутсорсингову компанію правильно
Дане питання потребує особливої обережності. Вибір непрофесійного виконавця може спричинити цілий ряд проблем для Вашого бізнесу. При виборі аутсорсингової компанії, зверніть увагу на наступне:
- Приховані витрати. На етапі підписання договору дізнайтеся, що входить до повного спектру послуг з ведення бухгалтерії. Так Ви зможете уникнути додаткових витрат, які з’являться в рахунку на період оплати.
- Комплексність. Переконайтесь, що обраний Вами пакет послуг включає все необхідне для задоволення потреб Вашого бізнесу, й Вам не доведеться самостійно брати участь в налагодженні бухгалтерських процесів.
- Особливості штату працівників. Важливо, щоб штат аутсорсингової компанії складався з кваліфікованих спеціалістів, а кількість співробітників була оптимальною. Дізнайтеся, скільки бухгалтерів будуть займатися обліком на Вашому підприємстві, та чи є для них заміна у разі непередбачуваних ситуацій.
Правильно обрана компанія для аутсорсингового ведення бухгалтерії – запорука відсутності будь-яких проблем з бухгалтерським обліком на підприємстві. Співпраця з надійними партнерами допоможе створити міцну фінансову основу для Вашого бізнесу, уникнувши ряду ризиків. Бажаємо успіху!