Как все успеть и не сойти с ума?
Если ваш ежедневный график и почтовый ящик хоть немного похожи на мои, вам знакомо это чувство беспомощности от огромного количества дел, которые наваливаются почти одновременно. В этой ситуации книга Дэвида Алана "Как справиться с делами" - просто бесценна. Мировой бестселлер рассказывает об уникальной методике управления временем, которое мгновенно окрестили "новой религией эпохи информационных технологий". Суть системы GTD (Getting Things Done) состоит в правильном планировании дел, которые необходимо выполнить. Дэвид Алан разработал эту методику, когда работал с бизнесменами, помогая им найти время для вещей, которые действительно хотели бы сделать. Через десять лет после первой публикации книги в 2001 году научные исследования подтвердили правильность методов ее автора и продемонстрировали, почему его методика так популярна и эффективна. Методика Дэвида Алана основывается на детальной систематизации дел В основе методики GTD - детальное записи всего, что вы должны сделать. Ум таким образом освобождается от необходимости запоминать задачи и концентрируется на их выполнении. Это, на первый взгляд, простая задача на самом деле представляет собой нечто большее, чем просто систематизацией задач или списком дел. Система Дэвида Алана похожа на список дел, как бенгальский тигр - на котенка. "Эффективный список дел", в понимании г-на Алана - это система из трех составляющих. В первую часть списка вы вносите дела, которые надо выполнить в определенный день и о которых можно до тех пор забыть. Вторая часть - это список текущих задач по конкретным алгоритмам выполнения. И третья составляющая - это "картотека" из 43 папок с напоминанием о вещах, которые надо сделать в будущем - по одной на каждый день по следующим 31 и еще по одной на каждый месяц в течение следующего года. Текущий список дел - особенный. Рядом с каждым заданием вам надо определить следующий конкретный шаг в его исполнении. Столь конкретный, что вы можете оторваться от стула и реально что-то сделать. Эта простая идея удивительным образом помогает преодолеть инертность и прокрастинацию (склонность откладывать дела на потом). В качестве примера - выберите прямо сейчас какое-то дело из списка, которое вы не можете завершить уже некоторое время, и переформулируйте его так, чтобы оно превратилось во вполне конкретное действие, которое можно сделать немедленно. Возьмите какое-то необходимое, но скучное дело, которое вам совсем не хочется делать, к примеру, "починить забор в саду". Дело "починить забор в саду" в вашем списке надо конкретизировать: напишите вместо этого "позвонить Маркусу и спросить, где он заказывал свой забор" Эту задачу можно переформулировать так: "позвонить Маркусу и спросить, где он заказывал свой забор". Или лучше добавить еще деталей: "набрать 2626 81 19 и спросить у Маркуса, кто делал ему забор". Разбивая каждое задание на отдельные шаги, вы превращаете дела на простые вещи, которые можно сделать физически, или на время спокойно забыть о них, потому что они зафиксированы в картотеке. Каждый день вы открываете папку и либо превращаете задачи в конкретные действия, либо откладываете его в другую папку на будущее. Автор методики настаивает на фанатичном соблюдении этих правил. Необходимость запоминать дела и следить за их выполнением переводится в систему, а ваш ум освобождается от этого бремени. Впрочем, возникает вопрос, что говорят научные исследования об эффективности этого метода. Исследователи Рой Баумайстер и И. Дж. Масикампо из Университета штата Флориды обратились к известному явлению в психологии, которое получило название "эффект Зейгарник" от имени советской исследовательницы, которая его открыла. Эффект заключается в склонности нашего ума зацикливаться на незавершенных задачах, но быстро забывать те, что мы уже выполнили. Увидеть, как работает этот эффект, можно, например, в ресторане или баре - вы хорошо помните, сколько напитков заказали, но моментально забываете, когда их выпили. "Эффект Зейгарник" можно проверить следующим образом: попробуйте оценить, насколько незавершенные задачи препятствуют выполнению текущего дела. Незавершенные дела мешают сосредоточиться на том, что вы должны сделать прямо сейчас Исследователи Баумайстер и Maсикампо обнаружили, что после того, как участникам эксперимента не дали закончить первое задание во время разминки, им было труднее найти творческое решение следующей задачи. Незавершенное дело "зависало" в их активной памяти. Далее ученые сделали интересную вещь: они разрешили некоторым испытуемым запланировать завершение первой задачи, но не разрешили закончить сразу. Как и можно было предположить, те, кто внес задачи в список дел, больше не отвлекались на мысли о них. Итак, ключевая идея методики GTD - в том, что возможности нашего внимания ограничены. В каждый момент времени мы способны удерживать в голове только ограниченное количество информации. Картотека и система напоминания, разработанные Дэвидом Аланом, позволяют освободить часть внимания, которое постоянно концентрируется на необходимых делах. Если мы не можем избавиться от этих вещей, выполнив их, Дэвид Алан и психологи предлагают внести их в список дел и разработать хороший план того, как и когда их выполнить. Сам процесс планирования дела позволяет не зацикливаться на нем и спокойно вернуться к нему позже. Для удобства планирования существует немало электронных программ и приложений для мобильных устройств. Прочитать оригинал этой статьи на английском вы можете на сайте BBC Capital
Консультанты по личной эффективности и психологи доказали, что нашему разуму нужны списки дел. Когда мы по пунктам расписываем, что нужно сделать, бремя незавершенных задач уже не кажется таким ужасным.