Z punktu widzenia pracodawcy i organizacji pracy zdalnej poza miejscem jej stałego wykonywania podkreślić należy, że każdy aspekt kontrolny ma znaczenie. W przedmiocie kontroli warunków wykonywania pracy zdalnej pracodawca – zgodnie z projektem zmian Kodeksu pracy – zobowiązany będzie do przeprowadzenia kontroli w zakresie:
- warunków pracy w miejscu jej wykonywania,
- przestrzegania procedur danych osobowych,
- przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP).
Na mocy obowiązujących przepisów prawa pracy, pracodawca jest odpowiedzialny za wykonywanie przez pracownika obowiązków służbowych w bezpiecznych i higienicznych warunkach.
Jak natomiast wyglądają zasady BHP w przypadku pracy zdalnej? Aktualnie przepisy kodeksu pracy nie zawierają regulacji w tym zakresie, dlatego też prawodawca w nowelizacji ustawy podjął próbę uregulowania kontroli przestrzegania zasad BHP na tzw. home office.
Zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy
Projekt, w ogólnym założeniu przepisów regulujących bezpieczeństwo i higienę pracy podczas wykonywania pracy zdalnej, zakłada m.in.:
- wykonywanie pracy zdalnej w bezpiecznych i higienicznych warunkach,
- obowiązek pracodawcy w zakresie ochrony zdrowia i życia pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki,
- realizację przez pracodawcę obowiązków wynikających z art. 207 Kodeksu pracy, które znajdują również odniesienie do pracy zdalnej przy uwzględnieniu jej specyfiki, co oznacza, że niektóre obowiązki będą spoczywać wyłącznie na pracowniku (np. utrzymanie miejsca w pracy w czystości),
- zakaz władczego ingerowania przez pracodawcę w miejsce wykonywania pracy zdalnej przez pracownika.
Jednocześnie projekt określa miejsca, w których nie będzie możliwe powierzenie pracownikowi wykonywania pracy zdalnej, a mianowicie mowa jest o miejscach:
- szczególnie niebezpiecznych,
- wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
- z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy,
- związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
- powodujących intensywne brudzenie.
Dodatkowo zgodnie z projektowanymi przepisami tam, gdzie przepisy prawa pracy zobowiązują pracodawcę do podjęcia szczególnych czynności dotyczących m.in. instalacji wentylacyjnej lub szczególnego reżimu sanitarnego, to wykonywanie pracy w formie pracy zdalnej będzie również niemożliwe.
BHP i ocena ryzyka zawodowego
Podstawowym obowiązkiem pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy jest przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego.
Czy przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego konieczne będzie w stosunku do stanowisk pracy zdalnej?
Tak. Podkreślić należy, że nie jest to ani nowy ani dodatkowy obowiązek spoczywający na pracodawcy. Aktualnie każda zmiana warunków pracy pracownika lub zakresu obowiązków musi taką ocenę zawierać, co oznacza, że pracodawca zobowiązany jest do jej przeprowadzenia. Wówczas pracownik ma możliwość zapoznania się z ryzykiem zawodowym, który wiąże się z wykonywaniem przez niego pracy na danym stanowisku.
Co to oznacza w praktyce?
Pracodawca samodzielnie lub z wykorzystaniem pomocy ekspertów zobowiązany jest do zidentyfikowania zagrożenia dla zdrowia i życia pracowników, uwzględniając m.in. czynniki mechaniczne, fizyczne, chemiczne, biologiczne, występujące lub mogące wystąpić w związku z wykonywaniem pracy. Pracodawca po sporządzeniu oceny co do zasady powinien poinformować pracownika o:
- istnieniu ryzyka zawodowego,
- zasadach ochrony przed zagrożeniami,
- sposobach ochrony przed wypadkami przy pracy i chorobami zawodowymi.
W proponowanym przepisie art. 67(31) § 5 Kodeksu pracy wskazano, iż przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo – szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Na podstawie wyników tej oceny pracodawca opracuje informację zawierającą:
- zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii,
- zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
- czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej,
- zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.
Pracodawca będzie mieć możliwość przeprowadzenia ogólnej oceny ryzyka zawodowego dla konkretnych grup stanowisk pracy zdalnej, co przewiduje Polska Norma PN 18002.
Co istotne, przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej, pracownik ten zobowiązany jest do potwierdzenia w oświadczeniu (papierowym lub elektronicznym) zapoznania się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady BHP wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązania się do ich przestrzegania.
Czy ocena ryzyka zawodowego powinna być udokumentowana – jeśli tak, to w jaki sposób?
Tak. Ocena ryzyka zawodowego powinna być udokumentowana i może ona zostać wykazana w dowolny sposób, zgodnie jednak z wytycznymi opisanymi m.in. na stronach internetowych Państwowej Inspekcji Pracy oraz Centralnego Instytutu Ochrony Pracy – Państwowego Instytutu Badawczego.
Praca zdalna a szkolenie BHPZgodnie z obowiązującym przepisem art. 211 Kodeksu pracy pracownik m.in. ma nie tylko prawo, ale i obowiązek znać przepisy BHP oraz wykonywać pracę w sposób chroniący jego zdrowie przed jakimkolwiek uszczerbkiem. Powyższy przepis ma bezpośrednie przełożenie do pracy zdalnej, dlatego należy pamiętać, że pracodawca będzie zobowiązany do przygotowania pracownika w zakresie zorganizowania zdrowego i bezpiecznego stanowiska pracy.
Dodatkowo należy mieć na uwadze fakt, że pracownicy podlegają szkoleniom wstępnym i okresowym w dziedzinie BHP, bowiem pracodawca zobowiązany jest do przeprowadzenia takiego szkolenia zawsze przed dopuszczeniem do pracy oraz okresowo w zależności od charakteru wykonywanej pracy. Co więcej, sam pracodawca również podlega szkoleniu w zakresie niezbędnym do wykonywania ciążących na nim obowiązków.
W sytuacji natomiast, gdy pracownik od początku zatrudnienia u pracodawcy będzie świadczył pracę w formie zdalnej, to wyłącza się stosowanie art. 237(3) §2(2) Kodeksu pracy. Co oznacza, że szkolenie okresowe takiego pracownika będzie wymagane (inaczej niż w powyższym przepisie) w przypadku wykonywania pracy na stanowisku administracyjno-biurowym, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.
Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw trafił do Sejmu w dniu 7 czerwca 2022 r., jednakże już dziś można zapoznać się z brzmieniem proponowanych przepisów i sporządzonym uzasadnieniem do projektu.