Przedsiębiorstwo idealne nie istnieje. Cała masa dokumentów – w tym faktury – sprawia, że zachowanie porządku w biurze jest nie lada wyzwaniem. Dość często bowiem zdarza się, że wystawiona faktura zostaje przypadkowo zniszczona, ginie lub po prostu nie dociera od kontrahenta, na co już w ogóle nie mamy wpływu. Ustawodawca biorąc pod uwagę praktyczny wymiar prowadzenia działalności gospodarczej, dopuścił taką możliwość i wprowadził do polskiego porządku tzw. duplikat faktury. Dokument ten pozwala zastąpić oryginalny dokument i wydawać by się mogło, że problem zostaje rozwiązany. Wszystko wydaje się proste i oczywiste – jednak tylko do momentu konieczności rozliczenia takiej faktury. Wówczas pojawiają się wątpliwości – np. dotyczące tego, w jakim okresie rozliczeniowym należy ją uwzględnić.
W związku z tym, że owe sytuacje zdarzają się dość często, w dzisiejszym artykule przedstawimy najważniejsze aspekty tego zagadnienia. Przede wszystkim zajmiemy się wyjaśnieniem, w jaki sposób prawidłowo ewidencjonować duplikaty faktur.
Nie przedłużając – serdecznie zachęcamy do lektury niniejszego artykułu.
Duplikat faktury
Zgodnie z art. 106l ust.1 ustawy o VAT, w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia wystawia ponownie fakturę:
- na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
- zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.
W konsekwencji możemy uznać, że duplikat jest kopią faktury, którą sporządza się ze względu na zniszczenie lub zaginięcie jej oryginalnej wersji. Ten sam przepis, w dalszej części, stanowi dodatkowo, że: „Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia”. Oznacza to więc, że informacje zawarte na duplikacie faktury powinny być identyczne jak te, które znajdowały się na fakturze źródłowej, poza dwoma zasadniczymi różnicami:
- Pierwszą z nich jest data. Na duplikacie ujmuje się datę wystawienia kopii, a nie datę wystawienia utraconego oryginału.
- Druga różnica to wyrażenie „Duplikat”, które powinno znaleźć się na dokumencie.
Duplikat faktury zakupu w ewidencji VAT nabywcy
Wystawienie duplikatu faktury może sporo namieszać w ewidencji księgowej przedsiębiorstwa. Zasady jego rozliczenia mogą być różne, w zależności od przyczyny wystawienia duplikatu faktury oraz faktu, czy oryginał zaksięgowano lub nie. W konsekwencji możemy wyróżnić dwa przypadki, gdy:
- oryginalna faktura nie dotarła w ogóle do kupującego lub zaginęła, zanim została zaksięgowana;
- oryginalna faktura została zaksięgowana u kupującego, a następnie zaginęła lub uległa zniszczeniu.
W pierwszym z nich, gdy ogólna sytuacja uniemożliwia odliczenie podatku VAT naliczonego oraz umieszczenie faktury w ewidencji księgowej przedsiębiorstwa, już wystawiony duplikat traktuje się tak, jak oryginał faktury. Zatem ujmuje się go w ewidencji zakupu tak samo, jak oryginał, ale dopiero z datą wystawienia duplikatu. W konsekwencji zmiana dotyczy jedynie terminu odliczenia podatku VAT. Przypadnie on bowiem na okres, w którym firma otrzymała duplikat. Podsumowując, odliczenia VAT należy dokonać w okresie rozliczeniowym, w którym duplikat otrzymano lub w dwóch kolejnych okresach.
Jeśli natomiast fakturę wprowadzono już do ewidencji, nabywca towaru (lub usługi) odliczył naliczony podatek VAT, a dopiero później dokument uległ zniszczeniu lub zaginął – otrzymany duplikat faktury będzie jedynie potwierdzeniem zaksięgowania operacji. Wystarczy zachować go w dokumentacji w miejscu, gdzie powinna znajdować się pierwotna faktura. Wówczas moment odliczenia VAT naliczonego nie ulegnie zmianie, a sam duplikat nie będzie jednocześnie wymagał dodatkowego ewidencjonowania w księgowości.
Uwaga!
W analogiczny sposób należy postępować w przypadku rozliczeń z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych i prawnych.
Podsumowanie
Sprzedający na prośbę kupującego może wystawić duplikat faktury. Oczywiście jest to możliwe, jeśli oryginał dokumentu potwierdzającego dokonanie zakupu produktu lub usługi uległ zniszczeniu bądź zaginął. Duplikat faktury traktuje się zatem tak samo, jak oryginalną fakturę, ponieważ zawiera dokładnie te same dane. Duplikat powinien jedynie zawierać – dla rozróżnienia – dopisek „DUPLIKAT” oraz datę jego wystawienia. Natomiast jeśli chodzi o jego ujęcie w ewidencji księgowej – można tego dokonać na dwojaki sposób, a mianowicie:
- Jeśli oryginalną fakturę zaksięgowano u kupującego, a następnie zaginęła lub uległa zniszczeniu, sprawa jest dość prosta. Duplikat w tym przypadku pełni jedynie rolę dowodową jako potwierdzenie zaewidencjonowanej operacji. Natomiast rozliczenie podatku powinno nastąpić zgodnie z datą figurującą na fakturze oryginalnej.
- Jeśli natomiast oryginalna faktura nie dotarła w ogóle do kupującego lub zaginęła zanim została zaksięgowana – chcąc rozliczyć podatek VAT, powinniśmy kierować się datą wskazaną już w duplikacie faktury.