Anna Bera, Maciej Tokarski
Uwarunkowania poprawy
skuteczności zarządzania kredytem
handlowym w mikro, małych i
średnich przedsiębiorstwach w
Polsce
Ekonomiczne Problemy Usług nr 62, 33-41
2011
NR 637 EKONOMICZNE PROBLEMY USŁUG NR 62 2011
ANNA BERA
Uniwersytet Szczeciński
MACIEJ TOKARSKI
Wyższa Szkoła Bankowa w Toruniu
UWARUNKOWANIA POPRAWY SKUTECZNOŚCI ZARZĄDZANIA KREDYTEM HANDLOWYM W MIKRO, MAŁYCH I ŚREDNICH
PRZEDSIĘBIORSTWACH W POLSCE
Wprowadzenie
Wiele przedsiębiorstw w Polsce ma problemy z utrzymaniem płynności finan-sowej na skutek między innymi trudności w ściąganiu należności, które są konse-kwencją udzielania swoim odbiorcom kredytów handlowych (kupieckich)1. Po-wszechnie uznaje się, że najważniejszym krótkookresowym celem działania przed-siębiorstwa jest utrzymanie płynności finansowej, a głównym czynnikiem decydu-jącym o zdolności przedsiębiorstwa do terminowego wywiązywania się z bieżących zobowiązań jest jakość zarządzania kapitałem obrotowym. W warunkach załamania koniunktury gospodarczej problem utrzymania płynności finansowej nabiera szcze-gólnego znaczenia. Praktyka wskazuje także, że przyczyną większości upadłości jest właśnie utrata płynności finansowej.
Wymieniając potencjalne przyczyny wzrastającej w ostatnim czasie liczby upadających przedsiębiorstw, nie sposób pominąć błędów w zarządzaniu należno-ściami. Wydłużające się okresy inkasa należności i regulowania zobowiązań oraz
1 W 2009 roku w Europie zbankrutowało prawie 240 tysięcy spółek – tj. o 50 tys. więcej niż
w 2008 roku. W bieżącym roku nie będzie dużo lepiej. Według międzynarodowej wywiadowni gospodarczej Creditreform przedsiębiorcom najbardziej dokuczają opóźnienia w płatnościach (rosnące zatory płatnicze), przy czym kryzys gospodarczy jeszcze pogłębił ten problem, dodatkowo utrudniając firmom przezwyciężenie skutków recesji, w: E. Więcław, Europa pełna upadłych firm, „Rzeczpospolita” 26.03.2010.
Anna Bera, Maciej Tokarski
34
wzrastająca liczba należności straconych są przyczyną bankructw coraz większej liczby przedsiębiorstw. Symptomy te są coraz mocniej odczuwane w szczególności w sektorze mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, które z reguły mają ograni-czone możliwości odzyskiwania swoich należności, nie mając rozbudowanych działów finansowych czy windykacji.
Celem artykułu jest przedstawienie polityki kredytowej przedsiębiorstw wo-bec odbiorców, możliwości monitoringu oraz pozyskania instrumentów finansowa-nia powstających należności. Ponadto w artykule zaprezentowano możliwe obszary współpracy mikro, małych i średnich przedsiębiorstw z podmiotami zewnętrznymi wyspecjalizowanymi w zarządzaniu należnościami.
1. Problem oceny wiarygodności kontrahentów w działalności przedsiębiorstw Zgodnie z obowiązującą ustawą o rachunkowości2 do aktywów bieżących
zaliczane są wszystkie należności z tytułu dostaw i usług bez względu na termin ich wymagalności oraz pozostałe należności z terminem wymagalności do 12 miesięcy. Z problemem zarządzania należnościami i kształtowania polityki kredytowej mają do czynienia wszystkie przedsiębiorstwa, które godzą się na późniejszą zapłatę za sprzedane towary.
Powszechna praktyka stosowania kredytu kupieckiego o długich terminach płatności powoduje, że często nawet dochodowe przedsiębiorstwa bywają zagrożo-ne zatorami płatniczymi3. Niemniej udzielanie kredytów handlowych (kupieckich)
oraz zarządzanie portfelem należności może doprowadzić do uzyskania przewagi konkurencyjnej firmy wobec jej konkurentów. Taka polityka kredytowa przedsię-biorstwa powinna być zgodna z jego aktualnie realizowanymi celami biznesowymi oraz realizowaną strategią marketingową i finansową.
W realiach gospodarczych w Polsce polityka kredytowa jest bardziej wymu-szana przez kontrahentów, niż wynika ze świadomego sterowania sprzedażą na podstawie obserwacji rynku i otoczenia. Najczęstszą przyczyną wysokiego wskaź-nika polityki kredytowej jest trudna sytuacja finansowa odbiorców, brak systemów oceny ryzyka kredytowego, wadliwe funkcjonowanie systemów windykacji należ-ności i brak zabezpieczeń kredytów handlowych.
Efektywne zarządzanie kredytem handlowym pomaga w budowaniu stabil-nych i długotrwałych relacji z klientami oraz pozyskiwaniu informacji o odbiorcach i ich potrzebach. Jednocześnie umożliwia opracowanie indywidualnych strategii
2 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości z późn. zmianami (DzU z 2009 r.
nr 152, poz. 1223, nr 157, poz. 1241).
3 Zgodnie z danymi Europejskiego Indeksu Płatności średni okres realizacji zobowiązań
handlowych w 2009 roku wynosił 59,2 dni (2 dni więcej w porównaniu z rokiem 2008), w:
w zakresie udzielania kredytu handlowego, tzn. terminów odroczenia płatności oraz wysokości przyznawanych limitów kredytowych. Praktyka gospodarcza wskazuje, że system prawny i sądownictwo nie stwarzają w Polsce wystarczających warun-ków do zapewnienia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, dlatego bardzo istotne znaczenie mają działania podejmowane przez same przedsiębiorstwa. Chodzi przede wszystkim o stworzenie własnej polityki kredytowej umożliwiającej wła-ściwą ocenę wiarygodności kredytowej klienta, ustalenie warunków kredytowania i podejmowania decyzji o udzieleniu kredytu, refinansowania należności, monito-rowania poziomu należności i spłat dokonywanych przez klienta, zarządzanie ryzy-kiem kredytowym oraz ściąganie należności. Bardzo istotną kwestią jest stopień, w jakim czynności związane z kredytowaniem powinny być wykonywane samo-dzielnie lub zlecane podmiotom zewnętrznym.
Samodzielne realizowanie procesu zarządzania należnościami wymagać bę-dzie od przedsiębiorstw poprawy własnych procedur kredytowania, opracowywania i modyfikowania polityki kredytowej, określania skutecznych metod pozyskiwania informacji i oceny klientów, tworzenia systemu ewidencji rozrachunków z klienta-mi, ulepszania metod bieżącej oceny klientów i monitorowania spłaty należności, poszukiwania sposobów na pozyskiwanie kapitału po niższym koszcie, a także ochrony przed negatywnymi skutkami ryzyka kredytowego.
Osiągnięcie poprawy skuteczności realizacji procesu kredytowania może na-stąpić także poprzez wykorzystywanie usług wyspecjalizowanych podmiotów ze-wnętrznych. Biorąc pod uwagę problemy firm, szczególnie sektora małych i śred-nich przedsiębiorstw, wyspecjalizowane instytucje mogą odegrać znaczącą rolę w rozwiązywaniu problemów dotyczących bieżącej działalności, jak i planowania ich dalszego rozwoju.
2. Znaczenie regulacji prawnych w zapewnieniu skutecznej realizacji procesu zarządzania kredytem handlowym
Problem opóźnionych płatności w Unii Europejskiej regulowała dyrektywa nr 35 z 2000 roku o zwalczaniu opóźnionych płatności w transakcjach handlowych4. Dyrektywa ta przewidywała możliwość automatycznego naliczania odsetek przy braku płatności w terminie 30 dni od daty otrzymania przez dłużnika faktury, a także przerzuca ciężar kosztów dochodzenia wierzytelności z wierzyciela na dłużnika. 20 października 2010 roku Parlament Europejski przyjął ostateczny tekst nowelizacji dyrektywy 2000/35/WE. Zgodnie z porozumieniem zawartym przez sprawozdawców Parlamentu Europejskiego oraz belgijską prezydencję w imieniu
4 Directive 2000/35/EC of the European Parliament and Council on combating late
Anna Bera, Maciej Tokarski
36
rządów krajów Unii Europejskiej, standardowym maksymalnym terminem regulo-wania płatności będzie 30 dni. Wyjątkowo w przypadku instytucji publicznych może być on przedłużony do 60 dni, ale wydłużenie terminu będzie wymagać spe-cjalnego uzasadnienia. Z 60-dniowego terminu regulowania płatności wobec swo-ich kontrahentów mają korzystać głównie szpitale, których płynność finansowa zależy od, długotrwałego czasem, zwrotu kosztów leczenia przez kasy chorych czy innego rodzaju instytucje ubezpieczeń zdrowotnych. Uzgodniona nowelizacja unij-nej dyrektywy z 2002 roku zakłada również, że w przypadku opóźnionych płatności mają obowiązywać dodatkowe odsetki w wysokości 8 proc. oraz ryczałtowa opłata w wysokości 40 euro na pokrycie kosztów odzyskania długu. Państwa członkow-skie UE mają dwa lata na wdrożenie nowych przepisów.
W pracach nad nowelizacją dyrektywy eurodeputowani wskazywali, że nieza-płacone rachunki to domena firm państwowych, a nie prywatnych, a wiele przed-siębiorstw prywatnych startujących w przetargach publicznych godzi się z góry z tym, że okresy zapłaty za wykonane prace sięgają często kilkudziesięciu dni. Wie-le badań pokazuje, że spółki wymieniają opóźnienia w otrzymywaniu naWie-leżności jako jedno z największych zagrożeń dla ich przetrwania. Najbardziej wrażliwe są małe i średnie przedsiębiorstwa posiadające niewielką liczbę klientów. Jednocze-śnie coraz większa liczba firm działających w Unii Europejskiej ma trudności z terminowym regulowaniem swoich zobowiązań. Spóźniona zapłata to niemal powszechnie obowiązujący „standard”. Kryzys gospodarczy jeszcze pogłębił ten problem, dodatkowo utrudniając firmom przezwyciężenie skutków recesji.
Oczywiście jest kwestią wartą rozważenia, czy tego typu regulacje prawne są potrzebne i czy nie są nadmierną ingerencją w swobodę obrotu gospodarczego i kształtowania umów. Bardzo duże znaczenie dla usprawnienia obrotu gospo-darczego ma w naszych warunkach uproszczenie systemu egzekucji wierzytelności. Wymagać to będzie z pewnością dużych zmian systemowych i usprawnienia pracy wymiaru sprawiedliwości. Obecnie sytuacja w tym zakresie jest niezadowalająca. Dochodzenie należności handlowych przed sądami trwa niekiedy kilka lat, w trak-cie których często dłużnik do końca traci wypłacalność.
Jednak, co należy podkreślić, żadne zmiany prawne i instytucjonalne nie mogą zastąpić działań po stronie samych przedsiębiorstw, dlatego przynajmniej równie ważne wydaje się rozpowszechnienie aktywnych metod zarządzania należnościami.
3. Błędy w zarządzaniu należnościami w polskich przedsiębiorstwach
W małych i średnich przedsiębiorstwach w Polsce niezbyt częste są przypadki świadomego zarządzania należnościami i kształtowania określonej polityki kredy-towej. Powoduje to popełnianie typowych błędów, które mogą doprowadzić do następujących problemów w obszarze polityki kredytowej wobec odbiorców:
nieostrożny dobór kontrahentów, którym udzielane są kredyty, co powodu-je, że firma staje się łatwym celem dla oszustów oraz wystawiona jest na ryzyko pozyskania klientów o słabej kondycji finansowej, którzy mogą mieć problemy z terminowym regulowaniem zobowiązań;
słaby monitoring spłaty należności, czego efektem jest powstawanie dużej liczby należności przeterminowanych i brak możliwości wykrycia w porę problemów u odbiorców;
niestosowanie w kontraktach klauzul umownych, które ułatwiają ewentual-ną windykację należności. Klauzule takie mogą dotyczyć przykładowo: za-strzeżenia praw własności, wysokości odsetek za zwłokę, dokumentacji na-leżności i właściwego rozstrzygnięcia w sytuacji kwestii spornych dla sądu; zbyt liberalne traktowanie nieterminowo płacących odbiorców w obawie przed utratą klientów, co jest zachętą do kontynuacji tego rodzaju praktyk i powoduje ugruntowanie w obrocie gospodarczym zwyczaju nietermino-wego regulowania zobowiązań;
brak stosowania dodatkowych prawnych zabezpieczeń spłaty należności, takich jak weksel, zastaw rejestrowy itp.;
wyrażanie zgody na zbyt długie terminy płatności, szczególnie w kontak-tach z podmiotami o silnej pozycji rynkowej (np. sieci handlowe) bez wcześniejszego przeprowadzenia analiz co do możliwości sfinansowania dodatkowych należności;
stosowanie niewłaściwych źródeł finansowania należności. Nadal najpopu-larniejszym sposobem finansowania jest wydłużanie terminów płatności u dostawców, co naraża przedsiębiorstwa na zwiększone ryzyko utraty płynności;
ograniczony zakres stosowanych instrumentów finansowych służących fi-nansowaniu należności, który często zaczyna się i kończy na kredytach bankowych;
niewykorzystywanie w wystarczającym stopniu profesjonalnych instytucji, takich jak wywiadownie gospodarcze, kancelarie prawne, biura windyka-cyjne czy firmy zajmujące się obrotem wierzytelnościami;
niewielki stopień wykorzystywania przez przedsiębiorców możliwości ubezpieczania należności handlowych i wykorzystania faktoringu5.
Przedstawiona lista wskazuje na często popełniane błędy w szeroko pojętej dziedzinie zarządzania należnościami. Z pewnością nie wyczerpuje pełnego ich katalogu, nie wszystkie z nich mają też jednakowo duże znaczenie. Można jednak sformułować kilka ogólnych wniosków. Większość krajowych małych i średnich przedsiębiorstw stosuje zbyt liberalną politykę kredytową oraz nie wykorzystuje
5 M. Molo, Problemy zarządzania należnościami w polskich przedsiębiorstwach, Zeszyty
Anna Bera, Maciej Tokarski
38
w wystarczającym stopniu aktywnych metod zarządzania należnościami. Pewnym uzasadnieniem dla mało restrykcyjnej polityki kredytowej może być trudna sytuacja rynkowa, duża konkurencja i walka o klienta. Wielu mikroprzedsiębiorców wskazu-je także na wysoką cenę pieniądza (stopy procentowe) jako barierę w korzystaniu z instrumentów finansowych, takich jak kredyty obrotowe czy faktoring. Po-wszechna jest także opinia o pilnej potrzebie działań także ze strony rządu i parla-mentu w kierunku koniecznych zmianach prawnych i instytucjonalnych w tym zakresie.
4. Obszary współpracy przedsiębiorstw z podmiotami zewnętrznymi w zakre-sie zarządzania należnościami
Poszukiwanie skutecznych sposobów na przyspieszenie przepływu środków pie-niężnych, kontrolowanie, monitorowanie stanu i przyspieszenie księgowania należ-ności, a tym samym poprawę efektywności i sprawności zarządzania kredytem handlowym staje się ważnym zadaniem, które przedsiębiorstwa, a w szczególności te zaliczane do sektora mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, mogą zrealizować poprzez wykorzystanie usług podmiotów zewnętrznych (patrz: tabela 1).
Tabela 1 Obszary współpraca przedsiębiorstw z podmiotami zewnętrznymi w zakresie realizacji
procesu kredytowania
Obszar współpracy Podmiot (instytucja) zewnętrzna Finansowanie należności instytucje faktoringowe
banki
Ograniczanie ryzyka instytucje ubezpieczeniowe
instytucje (firmy) faktoringowe i banki oferujące faktoring biura informacji gospodarczej
wywiadownie gospodarcze Administrowanie
należno-ściami oraz pozostałe usługi biura informacji gospodarczej wywiadownie gospodarcze agencje windykacyjne banki
biura obsługi wierzytelności instytucje faktoringowe instytucje ubezpieczeniowe
podmioty zajmujące się obsługą systemów informatycz-nych
kancelarie prawne Źródło: Opracowanie własne.
W ramach korzystania z usług podmiotów zewnętrznych wspomagających realizację procesu zarządzania kredytem handlowym wyróżnia się trzy główne obszary współpracy obejmujące6: finansowanie należności, ograniczanie ryzyka
kredytowego, administrowanie należnościami oraz oferowanie pozostałych usług opartych na outsourcingu bądź na podstawie typowego zlecania wykonania usługi. Nawiązanie współpracy w pierwszym obszarze wynika przede wszystkim z potrzeb przedsiębiorstwa w zakresie finansowania należności, a w szczególności zaś z ograniczonych możliwości pozyskania kapitału. W praktyce współpraca z podmiotem zewnętrznym w tym obszarze oznacza skorzystanie z faktoringu7.
Zawarcie umowy faktoringu oznacza również możliwość skorzystania z usług fak-tora w zakresie ograniczania ryzyka i administrowania należnościami w ramach tzw. czynności dodatkowych. Nie stanowią one jednak w tym przypadku czynnika decydującego o zawarciu umowy8.
Drugi obszar współpracy dotyczy zarządzania ryzykiem kredytowym przed-siębiorstwa i zapewnienia ochrony przed stratami z powodu opóźnienia lub braku płatności ze strony klienta. Rozpoczęcie współpracy z podmiotem zewnętrznym wynika w tym przypadku przede wszystkim z potrzeby ograniczania ryzyka przez przedsiębiorstwa. Przykładami podmiotów realizujących te zadania będą instytucje ubezpieczeniowe lub firmy faktoringowe, a także banki w przypadku oferowania faktoringu pełnego. Jeśli przyjmie się założenie, że czynności związane z pozyski-waniem informacji oraz oceną wiarygodności kredytowej klienta przyczynić się mogą do ograniczania ryzyka, wówczas do tego obszaru współpracy zaliczyć nale-ży także podmioty zajmujące się pozyskiwaniem i przekazywaniem informacji oraz oceną wiarygodności klienta np. biura informacji gospodarczej czy wywiadownie gospodarcze.
Trzeci obszar współpracy polega na zlecaniu na zewnątrz wykonania czynno-ści związanych z administrowaniem należnoczynno-ściami. Wynika to z potrzeby ograni-czania strat spowodowanych opóźnieniami lub brakiem zapłaty, ograniograni-czania kosz-tów zarządzania kredytem handlowym oraz sprawnej realizacji procesu kredytowa-nia. Współpraca w tym obszarze oznacza korzystanie głównie z usług biur informa-cji lub/i wywiadowni gospodarczych, ageninforma-cji windykacyjnych, kancelarii praw-nych, podmiotów oferujących systemy informatyczne wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem, dodatkowych usług instytucji faktoringowych. W obszarze tym
6 A. Tokarski, M. Tokarski, Jaką politykę kredytową powinna stosować firma? „Serwis
Finansowo-Księgowy”, 01.11.2005, nr 44 (550), s. 2930.
7 Szerzej na temat znaczenia faktoringu dla MŚP patrz: A. Tokarski, M. Tokarski,
Znacze-nie faktoringu w finansowaniu bieżącej działalności małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce,
w: Uwarunkowania rynkowe rozwoju mikro i małych przedsiębiorstw, red. A. Bielawska, Uni-wersytet Szczeciński, Rozprawy i Studia, t. 571, Szczecin 2005, s. 589605.
8 Szerzej na temat opłacalności faktoringu patrz: M. Tokarski, Faktoring w małych i
śred-nich przedsiębiorstwach. Forma krótkoterminowego finansowania działalności, Oficyna
Anna Bera, Maciej Tokarski
40
przedsiębiorstwa współpracować mogą również z bankami, które wspomagają re-alizację procesu kredytowania klientów poprzez oferowanie takich usług jak: pole-cenie zapłaty, gospodarcze obciążenie bezpośrednie, systemy obsługi płatności masowych czy identyfikacji przychodzących płatności. Decyzja o współpracy z podmiotami zewnętrznymi wyspecjalizowanymi w zarządzaniu należnościami staje się praktycznie koniecznością dla firm z sektora mikro i małych przedsię-biorstw. Niemniej powinna być jednak poprzedzona analizą potrzeb i zasadności korzystania z tego typu usług.
Podsumowanie
Podsumowując, należy stwierdzić, że rozwiązań, które umożliwiłyby poprawę skuteczności zarządzania należnościami na skutek udzielania kredytów handlo-wych, należy poszukiwać zarówno w otoczeniu zewnętrznym, jak i wewnątrz każ-dej organizacji. Podstawowym warunkiem poprawy sytuacji przedsiębiorstw, a w szczególności mikro, małych i średnich, w zakresie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego jest poprawa funkcjonującego stanu prawnego oraz systemu sądow-nictwa. Spełnienie tych warunków nie stanowi jednak pełnej gwarancji bezpieczeń-stwa obrotu gospodarczego i skutecznej realizacji procesu kredytowania klientów i z reguły jest niezależne od przedsiębiorstw (firmy muszą dopasować się do zmian zachodzących w otoczeniu, a w szczególności przepisów prawnych dotyczących obrotu gospodarczego). W obecnych warunkach decydujące stają się czynniki we-wnętrzne, które kształtowane są w strukturach przedsiębiorstw.
Samodzielne realizowanie procesu zarządzania kredytem handlowym wyma-gać będzie od firm poprawy własnych procedur kredytowania, opracowywania i modyfikowania polityki kredytowej, określania skutecznych metod pozyskiwania informacji i oceny klientów, tworzenia systemu ewidencji rozrachunków z klienta-mi, ulepszania metod bieżącej oceny klientów i monitorowania spłaty należności, poszukiwania sposobów na pozyskiwanie kapitału po niższym koszcie, a także ochrony przed negatywnymi skutkami ryzyka kredytowego.
Osiągnięcie poprawy skuteczności realizacji procesu kredytowania może na-stąpić także poprzez wykorzystywanie usług wyspecjalizowanych podmiotów ze-wnętrznych, które mogą odegrać znaczącą rolę w poprawie efektywności zarządza-nia kredytem handlowym, przy czym współpraca z podmiotami zewnętrznymi opie-rać się może na działaniach opartych na outsourcingu bądź na podstawie typowego zlecania wykonania usługi i jest konsekwencją braku niezbędnych zasobów do realizacji określonych czynności w określonym obszarze działania firmy (w zależ-ności od potrzeb i celów przedsiębiorstwa należy określić obszar, w jakim firma współpracować będzie z wyspecjalizowaną instytucją zewnętrzną). Decyzję o sko-rzystaniu z usług firmy zarządzającej należnościami uznać trzeba za strategiczną,
bo często ma znaczący wpływ na całokształt działalności firmy. Dlatego zawsze powinna być poprzedzona stosownym rachunkiem opłacalności pod kątem potrzeb i zasadności korzystania z tego typu usług.
THE CONDITIONS OF EFFICIENCY IMPROVEMENT OF COMMERCIAL CREDITS MANAGEMENT IN MICRO, SMALL AND MEDIUM–SIZED
ENTERPRISES IN POLAND
Summary
Many Polish enterprises struggle to maintain financial liquidity as a result of diffi-culties in collection of receivables which arise from the fact that they grant their cus-tomers commercial credits (mercantile credits). The article aims to present the issue of shaping of a company’s credit policy towards its customers, monitoring and acquir-ing the sources of financacquir-ing of the outstandacquir-ing receivables. Moreover, the article pre-sents potential areas for cooperation between small or medium enterprises and external entities specialized in receivables management. Taking into consideration difficulties many enterprises face, such entities may play a significant role in solving problems concerning enterprises’ day–to–day activities, such as improvement of efficiency of commercial credits management, thus reduction of risk of financial liquidity loss as well as improvement of the process of the enterprises’ future development.