2002 beschrieb Die Welt das erste Vapiano-Restaurant als „Mischung aus Pasta-Lokal, Pizzeria, Lounge und Bar nach italienischem Vorbild“. Selbstbedienung ist ein wesentliches Element des Konzepts von Vapiano. Der Name Vapiano setzt sich aus den italienischen Wörtern va („geht“) und piano („langsam“) zusammen. Als Slogan des Unternehmens dient das italienische Sprichwort Chi va piano, va sano e va lontano (entsprechend dem deutschen „Gut Ding will Weile haben“). Außer Brot und Gebäck werden die Speisen vor Ort in den Restaurants zubereitet.