Zwecks Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist müssen kreditorische Rechnungen in Deutschland 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Zu diesem Zweck werden alle Rechnungen nach der Verbuchung meistens chronologisch und alphabetisch sortiert, in Ordnern, Kisten oder ähnlichen Ablagesystemen abgelegt und in dafür vorgesehenen Räumen gelagert. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können diese physisch vernichtet werden. Es ist zulässig, die kreditorischen Rechnungen anstatt in Papierform in einem speziellen elektronischen Archiv aufzubewahren. Dabei werden alle bereits gebuchten Rechnungen gescannt und auf einem Datenträger gespeichert. Nachdem sichergestellt wurde, dass alle Belege lückenlos gescannt worden sind, können die dazugehörigen Papierbelege vernichtet werden.