Was sollten Sie bei elektronischen Rechnungen beachten?
Hinter dem Wort E-Rechnung verbirgt sich der Begriff elektronische Rechnung. Das ist im allgemeinen Sprachgebrauch eine Rechnung, die auf elektronischem Wege bermittelt wird, dazu zhlen zum Beispiel E-Mails mit angehngten PDF-Dateien oder einfach eingescannte Papierrechnungen. Aber ganz so leicht ist es dann doch nicht. Damit eine elektronische Rechnung in der ffentlichen Verwaltung auch als solche behandelt wird, muss nochmals unterschieden werden. Demnach ist eine Rechnung der Europischen Richtlinie 204/55/EU zufolge elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, bermittelt und empfangen wurde und durch dieses Format die elektronische Verarbeitung der Rechnung ermglicht wird. Zu diesen strukturierten Formaten zhlen beispielsweise XRechnung, EDI und XML. Unstrukturierte Formate sind unter anderem Rechnungen als Bilddatei im JPG-Format oder auch PDF-Dateien. Diese gelten somit im Rahmen der EU-Richtlinie nicht als elektronische Rechnungen. Einen Sonderfall stellen dabei hybride Formen dar, also Formate, die sowohl Bild-Elemente, aber auch strukturierte Elemente enthalten. Diese drfen nach einer Gesetzesnderung auch als elektronische Rechnung gehandhabt werden. Bekannte Formate sind zum Beispiel ZUGFeRD oder PDF/A3. Das Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie bezieht sich bisher ausschlielich auf Stellen des Bundes. Ab dem 27.11.2020 sind alle Lieferanten gegenber Auftraggebern des Bundes verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu stellen  davon ausgenommen sind nur Direktauftrge mit einem Nettoauftragswert von hchstens 1.000 . Anforderungen an elektronische Rechnungen  Die Anforderungen an eine elektronische Rechnung werden in  14 UstG definiert:  1. Die Pflichtangaben bei einer elektronischen Rechnung sowie bei einer Rechnung in Papierform sind identisch (UStG  14 Abs. 4). 2. Laut UStG  14 Abs. 1 setzt eine elektronische Rechnung das Einverstndnis des Empfngers voraus, eine solche zu erhalten. Dabei ist keine besondere Form notwendig, diese Zustimmung kann in den AGBs festgehalten werden, sie kann sogar stillschweigend oder nachtrglich erfolgen. 3. Die Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und die menschliche Lesbarkeit der Rechnung mssen durch innerbetriebliche Kontrollverfahren gewhrleistet sein (UStG  14 Abs. 1). Das kann auch mittels einer digitalen Signatur erfolgen (UStG 14 Abs. 3). 4. Elektronische Rechnungen mssen (unabhngig vom Verfahren) revisionssicher und elektronisch archiviert werden. 5. Die Aufbewahrungsfrist betrgt zehn Jahre (UstG 14b). Elektronische Rechnungen bieten sowohl Vorteile fr den Sender als auch fr den Empfnger: Vor allem werden Kosten gespart, sie sind aber auch effizient und transparent. Der Sender der Rechnung kann Kosten fr Papier, Druck und Versand sparen, auerdem wird die Rechnung durch die schnellere bermittlung beim Empfnger zgiger bearbeitet und somit schneller bezahlt. Interne Prozesse sind ebenfalls preiswerter, da Rechnungen digital erstellt und versandt werden knnen. Der Empfnger seinerseits kann elektronische Rechnungen einfach digital bearbeiten und archivieren (und die Rechnungen problemlos in krzester Zeit wiederauffinden). Manuelle und somit fehleranfllige Schritte entfallen. Eine elektronische Rechnung kostet nicht nur ungefhr ein Zehntel einer Papierrechnung, sie ist auch zeitsparender in der Bearbeitung, wodurch bspw. Mahngebhren vermieden werden knnen. Um eine E-Rechnung empfangen und weiterverarbeiten zu knnen, bentigen Unternehmen und Behrden einen elektronischen Rechnungseingang, einen digitalen Rechnungsworkflow und ein digitales Archiv, das revisionssicher ist. Dabei gibt es viele verschiedene Alternativen, somit sollten verschiedene Bereiche des Unternehmens bei der Auswahl beteiligt sein. Rechnungswesen, Einkauf und IT sollten sich gemeinsam fr eine E-Rechnung entscheiden, durch die Prozesse automatisiert und optimiert werden knnen und nicht zustzliche Barrieren geschaffen werden.